Wir wollen Gemeinde so bauen, dass die Menschen gerne mitarbeiten. Dort wo sie ihre Gaben sehen und so viel, wie sie es für angemessen finden.

Im Jahr 2023 haben wir eine Umfrage zum Thema Ehrenamt durchgeführt und dabei 60 Antworten aus den Gemeinden der Süddeutschen Jährlichen Konferenz erhalten. Wir haben diese Antworten gesichtet, strukturiert und ergänzt. Die Erfahrungen und Ideen aus den Rückmeldungen sollen Euch dabei helfen, Ehrenamtliche für neue Projekte, bestehende Aufgaben und Gremien zu gewinnen.

Persönliche Anfrage

Die wichtigste und effektivste Form bei der Suche nach Ehrenamtlichen ist die persönliche Anfrage. Fragt (immer wieder) persönlich bei den Menschen in der Gemeinde nach und behaltet dabei ihre Fähigkeiten und Gaben im Auge. Ermutigt die Gemeindemitglieder, in ihrem Bekanntenkreis und in ihrer Verwandtschaft nachzufragen, um Menschen für eine Mitarbeit zu gewinnen, die bisher nicht Teil der Gemeinde sind.

Offene Stellen sichtbar machen - intern

Nutzt alle eure Plattformen und benennt die offenen Stellen in euren digitalen und traditionellen Gemeindekanälen (Gemeinde-App, Social Media, E-Mail-Newsletter, Homepage, Bekanntgaben im Gottesdienst, Gemeindebrief, schwarzes Brett), um möglichst viele Menschen zu erreichen. Bietet eine große Übersicht aller Aufgabenbereiche an, mit der Möglichkeit, sich einzutragen. In einem Mit-Mach-Buch / Ehrenamtsbuch können alle anfallenden Aufgaben mit zeitlichem Aufwand konkret beschrieben werden.
Beispiele für solche Ehrenamtsbücher aus verschiedenen Gemeinden sowie eine bearbeitbare Vorlage finden sich im Materialpool.

Offene Stellen sichtbar machen - extern

Nutzt städtische Ehrenamtsmessen & -börsen oder Online-Dienste um neue Ehrenamtliche zu gewinnen (z.B. ehrenamtssuche.de, govolunteer.de, volunteermatch.org, idealist.org o.a.).

Sinnhaftigkeit vermitteln

Freiwillige Mitarbeit ist sinnstiftend und erfüllend. Eure Mitarbeitenden können sich entfalten und sind keine Lückenfüller, sondern wertvolle Mitglieder eures Teams (s.a. Sinnstiftendes Ehrenamt).

Ehrenamt als Dienst am Nächsten

Stellt die zu besetzende Aufgabe bewusst als Dienst am Nächsten vor. Betont, dass es eine Ehre ist, von Gott gebraucht zu werden. Erinnert sie daran, dass ihre Arbeit nicht nur einen Unterschied in der Gemeinschaft macht, sondern auch eine tiefere Bedeutung hat.

Ehrenamt als Ehre

Für manche Menschen ist es eine besondere Wertschätzung, wenn der Vorschlagsausschuss als offizielles Gremium auf sie zukommt und fragt, ob sie sich ehrenamtlich engagieren möchten. Dies ist mehr als nur eine Anfrage: Es ist eine Anerkennung ihrer Fähigkeiten.

Visionen zeichnen & begeistern

Jedes (neue) Projekt beginnt mit einer Idee, einer Vision. Findet ehrenamtlich Mitarbeitende, indem ihr Begeisterung bei der Projektvorstellung weckt und eine Vision zeichnet, die inspiriert. Die Begeisterung und Leidenschaft der Leitungspersonen können ansteckend sein und andere dazu inspirieren, sich zu engagieren.

Auch Gremienmitglieder können ihre Ämter als attraktiv in die Gemeinde hinein bewerben und dies entsprechend vorleben. Wer als Gremienmitglied nur jammert, wird kaum neue Menschen gewinnen.

Identifikation durch Mitgestaltung

Neue Gemeindeprojekte und Aufgaben lösen oftmals einfacher Bereitschaft zur Mitarbeit aus als bestehende Aufgaben. Deshalb empfiehlt es sich, mögliche Mitarbeitende schon bei der Planung von neuen Projekten einzubeziehen. Die Möglichkeit, ein Amt oder eine Tätigkeit mitzugestalten ist für viele Menschen motivierend und sie bringen sich gerne ein. Es erzeugt eine Identifikation mit dem Projekt. Motivierte Initiator*innen und Mitarbeitende in neuen Projekten gewinnen oft weitere Menschen aus ihrem Bekanntenkreis zur Mitarbeit.

„Wir machen uns regelmäßig Gedanken über mögliche Projekte, die für unsere Gemeinde dran sein könnten. So haben wir mit einer Sommerkirche begonnen, die an vier Sonntagen auf einem Aussiedlerhof stattfindet. Bei unserer Sommerkirche erreichen wir weitaus mehr Menschen als mit einem normalen Gottesdienst. Wenn Mitarbeitende das tun dürfen, wozu sie Lust und Motivation haben, arbeiten sie gerne mit. Wenn das Projekt dann auch noch erfolgreich ist, wirkt sich das zusätzlich positiv auf die Motivation der Mitarbeitenden aus.“ (Bernd Winkler)

Projektbezogene Mitarbeit

Begrenzt Aufgaben auf Zeit oder auf einzelne Aktionen / Projekte, denn für einmalige Aufgaben sind Menschen einfacher zu gewinnen. Die neuen Ehrenamtlichen dürfen sich ausprobieren, Fehler machen und sie haben das Recht wieder aufzuhören.

"Anfragen auf Zeit, mit der Bitte verbunden: 3 x es auszuprobieren und wenn es nicht gut geht, dann darf man es auch lassen" (Stefan Schörk)

Themenbezogene Mitarbeit

Nutzt die Chance, wenn Menschen in der Gemeinde oder in ihrem Umfeld von sich aus Interesse an bestimmten Aufgaben zeigen oder von Anliegen persönlich betroffen sind, um sie zur Mitarbeit einzuladen.

„Neue Ehrenamtlichen können gewonnen werden, wenn bei der Suche nach Mitarbeiter*innen jemand aufhorcht ‚Das ist doch mein Thema!‘ - Zum Beispiel Suche nach neuen Mitarbeiter*innen für den Flohmarkt über das Thema ‚Nachhaltigkeit‘.“ (Martin Brusius)

Ehrenamt als Teamarbeit

Viele Menschen arbeiten gerne im Team. Gemeinsames Tun und gemeinsame Erlebnisse stärken den Zusammenhalt und die Motivation - vor allem in der Freizeitarbeit. Überlegt, ob eure offene(n) Stelle(n) auch im Tandem oder Team besetzt werden können, um den Aufwand für den*die Einzelne*n überschaubarer zu halten und Verantwortung zu teilen.

Jugendliche entdecken Ehrenämter

Ladet die Teenies und Jugendlichen in Eurer Gemeinde ein, die verschiedenen Möglichkeiten der Mitarbeit kennen zu lernen, z.B. können sich die Teenies aus dem Kirchlichen Unterricht in den verschiedenen Arbeitsbereichen ausprobieren (KU-Praktikum / Gemeindepraktikum).

„Die an unseren Veranstaltungen teilnehmenden Jugendlichen werden z.T. gezielt auf Mitarbeit angesprochen oder erleben in unseren Projekten eine Art von Gemeinschaft (im Team), die sie nicht woanders in dieser Weise erleben. Mitarbeit ist dabei projektbezogen und zeitlich begrenzt (Wilder Süden Wochenende, JAT-Woche, etc.). In dieser Zeit findet aber eine hohe Identifikation mit dem Projekt / der Gemeinschaft statt. Dabei erleben, unserer Beobachtung nach, unsere Ehrenamtliche eine hohe Sinnerfüllung." (Klaus Schmiegel)

Entspannt einladen

Ladet die Menschen, die neu in der Gemeinde sind oder nur einen lockeren Kontakt zur Gemeinde haben, ungezwungen zur Mitarbeit ein, z.B. indem ihr die Gemeinde mit allen Aufgabenbereichen vorstellt. Wer erst einmal „ankommen" darf, findet besser mögliche Handlungsfelder für das eigene Engagement.

„Wir haben ein System aus Gemeindekennenlernkurs (mit Gabentest und Vorstellung der Teams) alle zwei Monate, gezieltem Nachgehen und Einarbeitung durch Teamleiter.“ (Julian Hirt)

Kooperationen

Kooperiert bei Projekten mit der Ökumene, Nachbargemeinden / -bezirken, Vereinen oder Gruppen, die Ähnliches schon gemacht haben, z.B. im Vorbereitungsteam für den Weltgebetstag der Frauen. Unterstützt euch gegenseitig - vielleicht kocht der Jugendkreis vom Bezirk A beim Mitarbeiterfest des Bezirks B ...

„Kooperationspartner bringen sich bei uns mit ein, wir helfen an anderer Stelle mit - eine Hand wäscht die andere.“ (Bernd Schwenkschuster)

Nachfolge gestalten beim Wechsel eines Ehrenamts

Denkt bei der Suche nach neuen Mitarbeitenden auch an Personen, die aus einem bisherigen Ehrenamt ausscheiden. Sie bringen bereits wertvolle Erfahrungen mit und könnten bereit sein, ihre Fähigkeiten in einem neuen Kontext einzusetzen.

Manchmal kann es auch hilfreich sein, dass Personen, die mit einer Aufgabe aufhören möchten, selbst eine Nachfolge suchen.

Ehrenamtliche neu einsetzen

Ein eventueller Überschuss von Mitarbeitenden bei neuen oder zeitbegrenzten Projekten ist nicht nur eine Bereicherung für diese Projekte, sondern auch eine Chance, bestehende Aufgaben, bei denen ein Wechsel in der Mitarbeiterschaft ansteht, neu zu besetzen. Sprecht die Personen an, die sich für ein Projekt gemeldet hatten, und fragt sie, ob sie bereit wären, sich für eine andere Aufgabe einsetzten zu lassen.

Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale

Prüft die Möglichkeit, in bestimmten Aufgabenbereichen eine Ehrenamtspauschale oder Übungsleiterpauschale zu zahlen. Diese können Anreize für Personen sein, die sich etwas dazuverdienen möchten. Ehrenamtspauschale und Übungsleiterpauschale bieten den Freiwilligen eine finanzielle Anerkennung für ihre Arbeit. Es ist wichtig, dies transparent zu kommunizieren. Beispiele: Betreuung der Homepage durch Jugendliche, Musikbegleitung, Putzdienst …
Weitere Informationen hierzu gibt es im Abschnitt Kriterien für finanzielle Honorierung.

Hineinwachsen

Bezieht die - aktiven oder ehemaligen - Teilnehmer*innen eurer Projekte aktiv in die Mitarbeit ein. Gebt ihnen die Möglichkeit, sich einzubringen und ihre Fähigkeiten zu nutzen. Mit der Zeit werden sie zu Mitarbeitenden, die mehr Verantwortung und Aufgaben übernehmen. Dieser Prozess des „Heranwachsens” kann sie schließlich auch zu Leitungspersonen in den Projekten machen. Gut funktioniert das z.B. bei Kinderfreizeiten oder Zeltlagern, bei denen ältere Teilnehmende zunächst in einzelnen Bereichen mithelfen und dann Teil des Mitarbeitendenteams werden.

Und wenn sich niemand für die Aufgabe findet?

Manchmal findet sich trotz intensiver Bemühungen niemand, der oder die eine bestehende Aufgabe übernehmen kann oder will. In solchen Fällen könnt ihr folgende Ideen ausprobieren:

• Überprüft, ob die Aufgabe wirklich notwendig ist oder ob sie in einer anderen Form erfüllt werden kann. Manchmal kann eine Aufgabe auch in mehrere kleinere Aufgaben aufgeteilt werden.
• Für mache Aufgaben in der Kindergruppe / Jungschar könnten Eltern miteinbezogen werden (praktische Tätigkeiten, Betreuung von Stationen, …)
• "Als die Frau, die den Blumenschmuck 40 Jahre lang gemacht hatte aufhörte, wechselten wir zum Modell "jeder (der will) kommt mal dran". Das verteilt den Aufwand sehr breit und sorgt für eine tolle Vielfalt." (Martin Brusius)
• Priorisierung: Lasst Aufgaben zu Gunsten von wichtigeren Aufgaben entfallen.
• Reduziert die Häufigkeit der Angebote, anstatt sie ganz entfallen zu lassen.
• Es könnte jemand bereit sein, eine Aufgabe kommissarisch zu übernehmen.
• Wie wäre eine Anfrage bei den Nachbargemeinden, z.B. für die Liedbegleitung?
• Bei fehlendem Organisten könnte man auf digitale Liedbegleitung zurückgreifen oder die Jugendlichen fragen, ob sie eine Band gründen wollen.
• Versucht, vereinfachte Lösungen finden z.B. bei der Schaukastengestaltung: kein monatlicher Wechsel, sondern ein Grundlayout (Bild / Vers / Zitat) mit den wichtigen regelmäßigen Veranstaltungen.
• Die Aufgabe bleibt so lange unbesetzt, bis jemand in den Blick kommt, die/der Lust dazu hat. Wenn z.B. kein Kirchenkaffee mehr angeboten wird, findet sich vielleicht jemand oder ein Team, die die Lücke füllen.
• Wenn die Aufgabe unverzichtbar ist, gibt es vielleicht eine professionelle Lösung, z.B. die kostenpflichtige Beauftragung eines externen Dienstleisters (Konferenzgeschäftsstelle, Hausverwaltung o.a.) oder die Anstellung einer geeigneten Person als Nebenamt oder in geringfügiger Beschäftigung (Mini-Job).
• Reduzierung der Anzahl der Personen in Gremien.
• Manchmal braucht es einfach Zeit, bis sich jemand findet und die Aufgabe übernimmt. Bleibt dran und gebt nicht auf!