Alles hat seine Zeit - Mitarbeitende gewinnen und Mitarbeitende verabschieden.
Wenn Mitarbeitende ihre Aufgabe in der Gemeinde abgeben wollen, ist es von zentraler Bedeutung Dankbarkeit zu kommunizieren.
Dazu ist ein würdiger Rahmen nötig. Die Verabschiedung im Rahmen eines Gottesdienstes bietet die Gelegenheit zu danken und das Engagement zu würdigen.
Die Art und Weise der Verabschiedung wird gemeinsam verabredet.
Nicht nur bei der Verabschiedung geht es um öffentliche Anerkennung des Engagements: Im Gemeindebrief / Newsletter / in der örtlichen Presse wird die ehrenamtliche Arbeit der Person gewürdigt. Erworbene Fähigkeiten und Qualifikationen werden mit einem Kompetenznachweis attestiert.
Außerdem ist es nötig, den Schatz an Erfahrungen und Wissen der/des Mitarbeitenden zu sichern.
Wie kann Know-how Transfer gelingen?
- Wir ermuntern zu einem Abschlussgespräch. Zu Vorbereitung dieses Gesprächs können folgende Fragen helfen:
- Welche Aufgabe hatte der/die Mitarbeitende?
- Welche Wissen hat die Person über die Aufgabe und wie kann es gesichert werden? (möglichst schriftlich – genaue Aufgabenbeschreibung bzw. Abgleich mit der Stellenbeschreibung, vorhandene Checklisten ergänzen / neu schreiben, ...)
- Was war das Wertvolle in der Arbeit dieser Person?
- Welche Form des Abschieds ist passend, was wird gewünscht?
- Welche Erfahrungen möchte der/die Mitarbeitende noch teilen / mitteilen?
- Welche Enttäuschungen gab es?
- Was möchte die Person mir / uns noch mitgeben?
- Im Idealfall erfolgt die Übergabe einer Aufgabe von Vorgänger*in zur Nachfolger*in. Dabei kann die erneuerte Aufgabenbeschreibung bzw. die Stellenbeschreibung und oder Checklisten helfen, dass alle Informationen weitergegeben werden. Hilfreich ist, wenn eine Kopie dieser Papiere im Pastorat hinterlegt ist. Eine Person des Ausschusses, die für die Ehrenamtskoordination zuständig ist, kann für dieses Übergabegespräch mit hinzugenommen werden. (Vorteil: Mehr Menschen wissen über die Aufgaben diese Amtes Bescheid.)
Darüber hinaus gibt es unterschiedliche Möglichkeiten, Dank und Wertschätzung für die Mitarbeit auszudrücken:
Urkunde
Im Intranet auf www.emk.de gibt es unter "Bezirksverwaltung" ausfüllbare Word- bzw. PDF-Dokumente als Vorlage für Dank-Urkunden »Verabschiedung aus dem Ehrenamt« mit oder ohne Bild. (In den Word-Dokumenten lässt sich das verwendete Bild auch austauschen.)
Sie sollten auf spezielles schwereres und vorbedrucktes Urkundenpapier ausgedruckt werden, das Blessings4you bereithält (3,20 € für 10 Blatt / Mengenrabatt bei größeren Bestellungen).
Segen / Gottesdienste
Für die Verabschiedung von ausscheidenden Mitarbeitenden im Rahmen des Gottesdienst-Abschnittes "Teilen" haben wir einen Liturgievorschlag erarbeitet, der auch unter www.emk-gottesdienst.org veröffentlicht werden soll.
Geschenke
Hier ist darauf zu achten, dass die Geschenke angemessen sind und dass die Wertigkeit der Geschenke bei Mitarbeitenden mit vergleichbarem Inhalt auf gleichem Niveau ist. Geschenke sind oft etwas Kreatives, das zu Person des Beschenkten passt. Generell bieten sich diese Geschenkideen an:
- Bücher passend zu den Interessen des Beschenkten / Buchgutschein
- Geschenke mit Bezug auf gemeinsame Erlebnisse / Erfahrungen
- Gutschein für JAT, Gemeindefreizeit, Konferenz etc.
Öffentliche Anerkennung des Engagements
Über die Verabschiedung im Rahmen eines Gottesdienstes hinaus wird der Dank auch in der Bezirkskonferenz bzw. im Gemeindevorstand zum Ausdruck gebracht.
In Publikationen der Gemeinde (Gemeindebrief, Newsletter) wird eine entsprechende Würdigung veröffentlicht. Bei der Verabschiedung aus leitender Funktion bzw. aus einem sozial-diakonischen Arbeitsfeld im Umfeld der Gemeinde wird die lokale Presse mit geeignetem Material über das Ausscheiden aus dem Dienst informiert.
Kompetenznachweise
Spätestens bei der Verabschiedung erhalten Mitarbeitende Zeugnisse, die ihre im Ehrenamt erworbenen und vertieften Kompetenzen und Fähigkeiten attestieren.
Deshalb finden sich hier Erläuterungen und Grundregeln für entsprechende Kompetenznachweise.
