Im Jahr 2023 haben wir eine Umfrage zum Thema Ehrenamt durchgeführt und dabei 60 Antworten aus den Gemeinden der Süddeutschen Jährlichen Konferenz erhalten. Wir haben diese Antworten gesichtet, strukturiert und ergänzt. Die Erfahrungen und Ideen aus den Rückmeldungen sollen Euch dabei helfen, Ehrenamtliche zu begleiten und gut miteinander unterwegs zu sein.

Anpassungszeit gewähren

Begleitet neue Ehrenamtliche sorgfältig in ihren Rollen, besonders am Anfang. Ein Startgespräch ist hierbei sehr hilfreich. Es ist wichtig, dass sie sich in ihrer neuen Aufgabe wohlfühlen und die Möglichkeit haben, hineinzuwachsen. Gebt ihnen die nötige Zeit und den Raum, um ihre Fähigkeiten zu entdecken und zu entwickeln. Unterstützt sie dabei, Verantwortung zu übernehmen, und seid geduldig, wenn sie Fehler machen. Erinnert sie daran, dass es in Ordnung ist, Fragen zu stellen und Hilfe zu suchen. Durch diese unterstützende Haltung könnt ihr dazu beitragen, dass neue Ehrenamtliche sich in ihrer Rolle sicher fühlen und ihre Aufgaben mit Freude und Engagement erfüllen.

Begleitung festlegen

Mitarbeitende in eurer Gemeinde werden in ihrem Engagement wertgeschätzt und unterstützt. Dies ist eine umfangreiche Aufgabe und daher hat auch die Süddeutsche Jährliche Konferenz beschlossen, dass die Begleitung Ehrenamtlicher geregelt sein muss.

Die Begleitung und Förderung von Mitarbeitenden kann - insbesondere in Vakanzzeiten und in den künftigen Großbezirken - nicht ausschließlich beim Pastor / bei der Pastorin liegen. Es ist die Aufgabe des Vorschlagsausschusses, kann aber auch von einem anderen Gremium des Bezirks bzw. der Gemeinde als Team oder durch eine Einzelperson (Freiwilligenmanager*in“ oder „Ehrenamtskoordinator*in") übernommen werden.

Wenn die Mitarbeitendenbegleitung von einem Gremium übernommen wird, gehört sie stets auf die Tagesordnung.

Für jeden Bereich der Mitarbeit (z.B. Kinder- und Jugendarbeit, Musik, praktische Tätigkeiten usw.) könnt ihr auch Patenschaften vergeben oder Koordinator*innen ernennen, welche die Mitarbeitenden im Blick haben und sich regelmäßig mit dem Begleitgremium oder -team austauschen.

Austausch

Führt regelmäßige Feedback-Gespräche durch, um den Ehrenamtlichen und Freiwilligen in eurer Gemeinde eine Möglichkeit zu bieten, ihre Erfahrungen, Ideen und Bedenken mitzuteilen.

Diese Gespräche könnten von Mitarbeitenden des Begleitgremiums, dem Begleit-Team oder einem Paten / einer Patin geführt werden (s.a. Ehrenamtskoordination) entweder mit einzelnen Ehrenamtlichen oder der ganzen Mitarbeitenden-Gruppe (z.B. Sonntagschulteam).

Die für die Mitarbeitenden zuständigen Personen könnten auch in regelmäßigen Abständen an den Besprechungen bzw. Treffe der einzelnen Teams teilnehmen oder auch in deren Social-Media-Gruppen aktiv sein (falls dies von den Ehrenamtlichen gewünscht ist). Dies ermöglicht ihnen, einen Einblick in die Arbeit der Teams zu bekommen, ihre Anliegen zu verstehen und Unterstützung zu zeigen.

Die für die Mitarbeitenden zuständigen Personen könnten auch regelmäßige Sprechzeiten für die Ehrenamtlichen anbieten.

Eine andere Möglichkeit, um die Bindung zu euren Ehrenamtlichen und Freiwilligen zu stärken, könnte eine besondere Form des Mitarbeitendengespräches sein: “Eine Tasse Kaffee mit dem*der Pastor*in (Ehrenamtskoordinaator*in,...)”. Dies bietet eine persönliche Gelegenheit, um sich auszutauschen, Wertschätzung zu zeigen und die Beziehung zu stärken. (Idee: Martin Brusius)

Mitarbeit sichtbar machen

Nutzt den Gottesdienst, um neue ehrenamtliche Mitarbeitende in ihr Amt einzuführen (Liturgievorschlag) und vorzustellen. Dies gibt euch die Möglichkeit, sie in ihren Rollen willkommen zu heißen und der Gemeinde, sie kennenzulernen.

Feiert in jeder Gemeinde einmal im Jahr ein Dankefest oder einen Ehrenamtssonntag. Anregungen dazu gibt der "Laity Sunday" der EmK weltweit - Materialien dazu sind im Bereich Ressourcen dieser Website abrufbar.

Veröffentlicht im Gemeindebrief (oder der Gemeindeapp o.ä.) regelmäßig Rückblicke auf Veranstaltungen und weist auf die freiwillig mitarbeitenden Personen und ihr Engagement hin. Dies zeigt eure Wertschätzung für ihre Beiträge und hebt die Bedeutung ihrer Arbeit hervor.

Stellt die verschiedenen Teams, in denen eure Ehrenamtlichen tätig sind, im Gemeindebrief (oder der Gemeindeapp o.ä.) vor. Unter jeder Vorstellung könnte ein Dankeschön stehen, um die geleistete Arbeit und das Engagement jedes Teams anzuerkennen. Alternativ könnt ihr die Vorstellung der Teams auch durch Interviews ersetzten oder ergänzen. Dadurch haben die Ehrenamtlichen die Möglichkeit, ihre Erfahrungen zu teilen und andere zur Teilnahme zu ermutigen.

Ebenfalls solltet ihr im Gemeindebrief (oder der Gemeindeplattform o.ä.) veröffentlichen, wer die Ansprechpersonen für die Begleitung der Ehrenamtlichen sind. Dies stellt sicher, dass eure Ehrenamtlichen wissen, an wen sie sich bei Fragen oder Anliegen wenden können.

Niemanden übersehen

Eine große Herausforderung in der Begleitung von Ehrenamtlichen und Freiwilligen ist es sicherzustellen, dass niemand übersehen wird. Dabei hilft eine Liste der Mitarbeitenden, die regelmäßig aktualisiert und gemeinsam mit dem Begleitgremium oder -team gesichtet wird. Darüber hinaus könnt ihr in Erwägung ziehen, diese Liste in eurer Gemeinde auszuhängen (Datenschutz beachten). Dies kann Transparenz schaffen und dazu beitragen, dass sich alle Glieder der Gemeinde bewusst sind, wer in welcher Rolle tätig ist. Es kann auch dazu beitragen, das Bewusstsein für die Vielfalt der Aufgaben zu erhöhen, die in eurer Gemeinde ausgeführt werden, und andere dazu inspirieren, sich ebenfalls ehrenamtlich zu engagieren.

Im Gebet begleiten

Betet regelmäßig für eure haupt- und ehrenamtlich Mitarbeitenden - individuell und in Gebetskreisen! Dieses Gebet ist auch eine Gelegenheit sein, spezifische Anliegen oder Herausforderungen, mit denen sie konfrontiert sind, vor Gott zu bringen. Wenn ihr es eure Mitarbeitenden wissen lasst, dass für sie gebetet wird, kann dies ihnen ein Gefühl der Wertschätzung und der Zugehörigkeit geben.

Wertschätzung zeigen

Die Anerkennung und Wertschätzung eurer ehrenamtlichen Mitarbeitenden und Freiwilligen ist wesentlich für ihre Motivation und ihr Engagement.

Es ist wichtig, dass die Personen, die für die Mitarbeitenden zuständig sind, kontinuierlich und mit Wertschätzung auf die Ehrenamtlichen zugehen. Dies zeigt, dass ihr die ehrenamtliche Arbeit anerkennt und schätzt.

Eine Möglichkeit, Wertschätzung zu zeigen, ist die Organisation eines Mitarbeiter- oder Dankesfestes (siehe unten zu Dankkultur).

Eine weitere Möglichkeit ist auch, zu Beginn des Jahres einen Informations- und Dankesbrief für alle Mitarbeitenden zu verfassen. Dieser Brief könnte einen Rückblick auf das vergangene Jahr enthalten und die vielen großartigen Momente hervorheben, die dank der Arbeit und Hingabe eurer Ehrenamtlichen und Freiwilligen möglich waren.

Weitere Ideen findet Ihr unter Wertschätzung und Honorierung.

Dankkultur

Wertschätzung hat viel mit Dank zu tun. Eine Dankkultur ist von zentraler Bedeutung, um eure ehrenamtlichen Mitarbeitenden und Freiwilligen zu würdigen und zu motivieren. Hier sind einige Beispiele, wie ihr eine solche Dankkultur in eurer Gemeinde fördern könnt:

• Organisiert regelmäßige Mitarbeiterfeste / Danke-Partys, um eure Wertschätzung auszudrücken und eure Ehrenamtlichen und Freiwilligen zu feiern.
  • Ideen zur Organisation: Fragt bei euren Nachbarbezirken oder den Kirchengemeinden der örtlichen ACK / Ökumene an, ob sie die Bewirtung des Mitarbeitendenfestes übernehmen können und das Fest in ihren Räumlichkeiten stattfinden kann (gegen eine Spende, dann ist es für alle eine Win-Win-Situation).
  • Ideen zum Inhalt:
    • Ehrenamtliche in neuen Ämtern können begrüßt oder verabschiedet werden, z.B. mit kreativen Ideen wie Spalier für ausscheidende Mitarbeiter*innen oder Wegstrecken von Mitarbeitentenden nochmals aufzeigen
    • Ehrung von Julilar*innen
    • Fotopräsentation mit Bildern des letezten Jahres
    • Spiele, die Situationen und Aufgaben des letzten Jahres humorvoll aufgreifen usw.
  • Ideen zum Rahmenprogramm:
    • Auftritt von besonderen Gästen (z.B. Clown, Comedy-Entertainerin, Magie-Performance, ...)
    • Musikalische Gestaltung durch Ensembles / Bands oder Einzelpersonen aus der örtlichen Ökumene oder der Region
  • Alternative Ideen zum klassischen Mitarbeitendenfest: 
    • Neujahrsempfang
    • Themen-Party
    • Sommer-Olympiade
    • Grillparty
    • Beach-Party
    • Wein- (& Saft-) Wanderung
    • für einzelne Gruppen von Mitarbeitenden „Teamnights“ oder andere Events, wie z.B. ein Escape-Room-Event für das Zeltlager-Team
• Schreibt persönliche Dankesbriefe an eure Ehrenamtlichen und Freiwilligen, um ihre individuellen Beiträge zu würdigen.
• Überlegt euch kleine Geschenke oder Aufmerksamkeiten, die ihr euren Ehrenamtlichen und Freiwilligen als Zeichen der Dankbarkeit überreichen könnt. Diese Geschenke sollten entweder persönlich für die Mitarbeitenden ausgewählt oder für alle gleich sein (was das Miteinander-auf-dem-Weg-sein unterstreicht), nicht jedoch die unverkauften Bücher des Büchertisches...

Mitarbeitende fördern

Macht die Mitarbeitenden konkret auf Weiterbildungsmöglichkeiten aufmerksam und werbt dafür. Insbesondere bei Mitarbeitergesprächen kann das Thema Fortbildung angesprochen werden.

Sprecht Jugendliche auf die Juleica-Ausbildung an oder weist auf den Grundkurs Seelsorge hin. Auch spezifische Kurse wie Erste Hilfe oder Brandschutzhelfer*innen sind wertvolle Fortbildungen, die ihr in Betracht ziehen könnt.

Fortbildungen und Austauschmöglichkeiten können auch überregional organisiert werden. Beispielsweise könnten Sonntagsschulteams aus mehreren Gemeinden gemeinsam Referent*innen einladen und/oder sich austauschen.

Stellt sicher, dass Fortbildungen einschließlich der Fahrtkosten für die Mitarbeitenden kostenlos sind und vom Bezirk übernommen werden. Dies zeigt eure Wertschätzung für das Engagement eurer Ehrenamtlichen und motiviert sie, sich weiterhin einzubringen und ihre Fähigkeiten zu erweitern.

Sich in Klausur begeben

Eine gute Methode, um eure ehrenamtlichen Mitarbeitende und Freiwilligen in Gremien zu unterstützen, ist die Durchführung einer gemeinsamen Klausur. Diese Klausur bietet eine wertvolle Gelegenheit für Teambuilding, Reflexion und inhaltliche Planung. Es ermöglicht euch, gemeinsam Ziele zu setzen, Herausforderungen zu diskutieren und Lösungen zu erarbeiten. Darüber hinaus fördert es das Gefühl der Zusammengehörigkeit und des Engagements unter euren Mitarbeitenden.

Generationen vernetzen

Fördert eine gute Teamarbeit zwischen Jung und Alt. Jüngere Mitglieder profitieren so von den Erfahrungen und dem Wissen der Älteren. Gleichzeitig profitieren die Älteren von den frischen Ideen und der Energie der Jüngeren. Dieser Austausch von Erfahrungen und Ideen stärkt das Team und fördert ein gutes Arbeitsumfeld. Und wenn die Zeit gekommen ist, fällt älteren Mitarbeitenden der Rückzug aus einer Aufgabe leichter, wenn für Kontinuität und "frisches Blut" gesorgt ist. Mit folgenden Ideen könnt ihr die Generationen zusammenbringen:

• Startet Projekte, die sowohl für junge als auch für ältere Mitarbeitende attraktiv sind - im sozialen Engagement, im Einsatz für Umwelt und Nachhaltigkeit, auf dem Gebiet der Kultur oder Musik, ...
• Ältere Mitarbeitende können mit jüngeren ein Team bilden oder eine Patenschaft übernehmen so lange, bis diese sich gut in ihre Aufgabe eingearbeitet haben.
• Bietet Workshops und Schulungen an, die für alle Altersgruppen offen sind. 
• Organisiert Team-Events, die für Mitarbeitende aller Altersgruppen geeignet sind. 
• Vernetzt die Mitarbeitenden über eure Gemeinde-App.